Вопрос возникает в один и тот же момент: компания выросла, один админ перестает справляться, и надо решить — брать второго или отдавать наружу. Ответ зависит от цифр и от того, что именно нужно закрыть.
Посчитаем три схемы честно, включая то, где каждая из них не работает. Формулы простые, все исходные показаны, свои цифры подставите сами.
Формула годовой стоимости штатного специалиста
Считать надо полную стоимость, оклад тут только первое слагаемое. Подставьте свои цифры, ниже пример.
Специалист с окладом 120 000 ₽ обходится компании в 156 000 ₽ в месяц: к окладу добавляются страховые взносы, а это около трети сверху. За год выходит 1 872 000 ₽.
Дальше добавляется то, о чем обычно забывают. Отпуск — 28 календарных дней, в течение которых работу либо никто не делает, либо делает кто-то другой. Больничные и обучение. Рабочее место: компьютер, лицензии, место в офисе. Подбор и адаптация при смене сотрудника: ИТ-специалисты меняют работу регулярно, и каждый такой цикл стоит компании месяцев погружения нового человека.
С этими статьями годовая стоимость одного специалиста уверенно подходит к 2 000 000 ₽. Для сравнения: наша подписка среднего уровня — 90 000 ₽ в месяц, то есть 1 080 000 ₽ в год.
Но сравнивать суммы напрямую неправильно
Потому что за этими деньгами стоит разный объем компетенций и разное покрытие.
Один штатный специалист — это один человек с одним набором знаний. Он хорош в том, чем занимался, и слаб в остальном. Сеть, серверы, базы данных, резервное копирование, информационная безопасность, учетная система, телефония, рабочие места пользователей — это семь разных специальностей, и один человек закрывает две-три на достойном уровне.
Внешняя команда — это доступ к нескольким специалистам сразу, но по каждому вы получаете не человека целиком, а его время. Плюс формальные обязательства по времени реакции, минус — отсутствие человека, который просто сидит рядом и знает все ваши особенности без документации.
Отсюда правильная постановка вопроса звучит иначе: какой набор компетенций мне нужен и как я получаю его за эти деньги.
Три схемы и что каждая закрывает
| Схема | Сильна в | Дыра | Порядок цены |
|---|---|---|---|
| Штатный специалист | Быстрая реакция, знание особенностей, рабочие места пользователей | Один человек, отпуск и болезни, узкий профиль | около 2 000 000 ₽ в год |
| Договор с франчайзи | Учетная система, обновления, методология учета | Инфраструктура, серверы, сети, безопасность | по договору сопровождения |
| Внешняя команда по подписке | Серверы, базы, копии, мониторинг, эксплуатация учетной системы | Выезды, рабочие места, мелкий бытовой ремонт | 45 000 – 250 000 ₽ в месяц |
Обратите внимание на строку про франчайзи: сильная сторона там методология и конфигурация, а инфраструктура обычно за пределами договора. Компании регулярно обнаруживают это в момент, когда упал сервер, и выясняется, что сервер вообще ничей.
Наши границы: чего мы не делаем
Раздел важнее рекламного, потому что определяет, подходим ли мы вам вообще.
Мы не берем эникейские задачи: принтеры, замена картриджей, настройка рабочих мест, выезды к пользователям, помощь с личными устройствами. Дело здесь в специализации: такие задачи требуют присутствия и другой модели работы.
Мы не продаем лицензии и не ведем методологию учета — это зона франчайзи и вашего бухгалтера. Мы не занимаемся аттестацией и лицензируемой защитой информации.
Мы берем: серверы и виртуализацию, базы данных, резервное копирование с проверкой восстановления, мониторинг, эксплуатацию учетной системы, производительность, обновления, веб-сервисы. То есть все, что должно работать само и о чем вспоминают только когда сломалось.
Из этого следует практический вывод: в компании с большим офисом схема обычно смешанная. Свой человек на рабочие места и быструю помощь, внешняя команда на инфраструктуру и системы. Это дешевле, чем нанимать инфраструктурного инженера в штат, и надежнее, чем требовать от одного админа знать все.
Когда свой специалист выгоднее
Честный список, потому что универсального ответа нет.
Много пользовательских задач. Если основной поток — это помощь людям с их компьютерами и программами, нужен человек рядом. Внешняя команда такую нагрузку закрывает дороже и медленнее.
Специфика, которой нет на рынке. Производственное оборудование со своим программным обеспечением, отраслевые системы, старые станки с уникальными контроллерами: внешний специалист будет изучать это за ваш счет.
Режимный объект. Когда доступ извне ограничен по требованиям безопасности, удаленная работа перестает быть удобной, и весь смысл подписки теряется.
Компания небольшая и стабильная. Двадцать человек, один сервер, ничего не меняется — здесь хватит приходящего специалиста несколько раз в месяц, и это самый дешевый вариант из всех.
Когда пора отдавать наружу
Зеркальный список признаков.
Один админ стал точкой отказа: его отпуск планируется как событие государственной важности, а увольнение обсуждается шепотом. Инфраструктура выросла до нескольких серверов и требует компетенций, которых у него нет. Резервные копии делаются, но никто никогда не проверял восстановление. Мониторинга нет, о сбоях узнают от пользователей. Обновления откладываются годами, потому что страшно. Ночные и выходные инциденты решаются героизмом.
Три и более совпадения означают, что вы платите за ИТ дважды: зарплату специалиста и стоимость рисков, которые он не закрывает.
Как устроен вход
Мы начинаем с платного аудита от 90 000 ₽. Это принципиальная позиция, и вот почему.
Бесплатная оценка означает оценку вслепую: подрядчик называет цену, не зная, что у вас происходит, и закладывает в нее запас на неизвестное. Через два месяца выясняется реальное состояние, и начинается разговор про дополнительные работы.
Аудит занимает от недели до двух и дает картину: что за инфраструктура, где критичные риски, что надо чинить немедленно, что можно планово, во что обойдется эксплуатация. Результат — документ, который вы можете отдать любому другому подрядчику и получить сопоставимые предложения.
Дальше начинается подписка. Тарифы: 45 000 ₽ в месяц для небольшого контура, 90 000 ₽ для среднего, 250 000 ₽ для крупного с несколькими площадками. Разовые работы по результатам аудита считаются отдельно: обычно это приведение в порядок копий, настройка мониторинга и закрытие критичных рисков, найденных на аудите.
Что входит в подписку
Чтобы разговор был предметным, вот содержание работ по периодам.
Ежедневно: контроль резервного копирования, мониторинг доступности и свободного места, разбор аварийных сообщений, реакция на инциденты по согласованному времени.
Еженедельно: проверка журналов на предмет назревающих проблем, контроль регламентных заданий, обновления по плану, тестовое восстановление из копии по графику.
Ежемесячно: отчет о состоянии, план работ на следующий период, разбор инцидентов и того, что сделано, чтобы они не повторились.
Постоянно: документация инфраструктуры, которая обновляется по мере изменений. Именно она делает вас независимым от подрядчика, и требовать ее надо с первого месяца. В момент расставания мотивация исполнителя будет уже совсем другой, и документация волшебным образом окажется устаревшей.
Технические участки, которые проверяют первыми
Когда мы приходим на аудит, три вещи смотрим до всего остального, потому что именно они дают большинство аварий.
Резервное копирование. Вопрос звучит не «делаются ли копии», а «когда последний раз из них восстанавливались». Разница между этими вопросами регулярно оказывается решающей, и подробно она разобрана в статье про бэкапы.
Производительность учетной системы. Жалобы на медленную работу почти всегда имеют конкретные технические причины, которые видны за день диагностики. Что именно проверяется, разобрано в разборе торможения сервера 1С.
Мониторинг. Простой вопрос: как вы узнаете о том, что сервер недоступен или на диске кончилось место? Если ответ «пользователи скажут», мониторинга нет, и любая авария начинается с потерянного времени.
Эти три участка закрываются в первые недели работы и дают заметный эффект раньше, чем любые архитектурные улучшения.
Про круглосуточный режим
Отдельная тема, где принято обещать больше, чем можно выполнить.
Мы даем круглосуточную поддержку только после трех месяцев обычной эксплуатации. Причина простая: пока команда не знает вашу инфраструктуру, ночной звонок закончится тем, что дежурный будет разбираться в ней впервые в три часа ночи. Это хуже, чем честное «утром починим».
За три месяца собирается то, что делает ночную работу осмысленной: документация, мониторинг с понятными сигналами, отработанные сценарии на типовые аварии, понимание, что критично, а что подождет до утра.
Как параметры реагирования фиксируются в договоре и на что смотреть в формулировках — разобрано в статье про SLA.
Смешанная схема: как это работает на практике
Самый частый рабочий вариант в компаниях от пятидесяти человек — разделение зон между исполнителями.
Внутри компании остается человек, который отвечает за пользователей и за быструю помощь: рабочие места, доступы, принтеры, мелкие вопросы, сопровождение новых сотрудников. Он же выступает точкой контакта с внешними командами и знает компанию изнутри.
Наружу уходят участки, которые требуют редких, но глубоких компетенций: серверы, базы данных, резервное копирование, мониторинг, производительность учетной системы. Здесь работает подписка, потому что вам нужны не сорок часов в неделю одного человека, а несколько часов разных специалистов.
Учетная система при этом может обслуживаться третьей стороной, если у вас сложная методология и есть договор с франчайзи. Главное в такой схеме — заранее договориться о границах и о том, кто отвечает за стык. Стыки обычно и являются местом, где инциденты живут неделями: серверщик кивает на конфигурацию, конфигуратор на сервер. Как эта граница закрепляется документально, разобрано в разборе SLA.
Три вопроса, которые задают подрядчику до договора
Короткий фильтр, который отсеивает большинство неподходящих исполнителей.
Что вы НЕ делаете? Ответ «мы делаем все» означает, что границы не проговорены и всплывут в первом же инциденте. Нормальный подрядчик называет свои исключения сразу.
Что происходит, когда я от вас ухожу? Правильный ответ включает передачу документации, доступов и знаний в оговоренный срок. Если компания уклоняется, вы получите зависимость, из которой дорого выходить.
Кто конкретно будет работать и что будет, если он уйдет? Здесь важна не фамилия конкретного инженера: смотрите на наличие подмены и документации. Подрядчик, у которого все держится на одном инженере, повторяет вашу же проблему с одним админом, только теперь она еще и вне вашего контроля.
Четвертый вопрос, который стоит задать, если разговор пошел дальше: покажите пример вашего ежемесячного отчета по другому клиенту с закрытыми данными. Отчет показывает, как компания работает на самом деле: есть ли в нем содержание или только строчка «работы выполнены».
Как считать эффект
Экономия на зарплате — самый слабый аргумент, потому что схемы закрывают разное. Считать надо по рискам и по времени.
Возьмите три цифры своей компании. Сколько стоит час простоя учетной системы в деньгах: людях, которые не работают, и отгрузках, которые не идут. Сколько времени прошло от последнего сбоя до восстановления. Сколько времени руководитель тратит на ИТ-вопросы, которые ему приходится решать лично.
Эти три числа честнее любого сравнения окладов. Инфраструктура, за которой следят, ломается реже и восстанавливается быстрее, а руководитель перестает быть диспетчером между пользователями и подрядчиками. Именно это обычно и оказывается главным результатом смены схемы, а строчка экономии в бюджете идет приятным дополнением.
Переход: как передают инфраструктуру
Отдельный этап, который стоит планировать, потому что от него зависит, будет ли смена схемы болезненной.
Первое — инвентаризация: серверы, виртуальные машины, сетевое оборудование, учетные записи, лицензии, домены, сертификаты, договоры с провайдерами и место, где все это записано. Обычно выясняется, что часть знаний существует только в голове уходящего сотрудника, и это главный риск перехода.
Второе — доступы. Все административные учетные записи должны принадлежать компании: заведены на корпоративную почту, пароли хранятся в общем защищенном хранилище, а не в блокноте одного человека. Смена паролей после ухода сотрудника — обязательная процедура, и к личному доверию она отношения не имеет.
Третье — период параллельной работы. Неделя-две, когда уходящий специалист еще доступен для вопросов, экономят месяцы разбирательств. Если человек уходит с конфликтом, эта возможность пропадает, и цена перехода вырастает.
Четвертое — приемка. Новая команда должна не просто получить доступы, но и поднять тестовое восстановление из копии, проверить мониторинг и подтвердить, что понимает, как устроен контур. До этого момента ответственность формально разделена, и это надо проговорить.
Чек-лист выбора
- Посчитайте полную годовую стоимость штатного специалиста со всеми надбавками.
- Перечислите семь направлений и отметьте, кто закрывает каждое сегодня.
- Найдите направления, которые не закрывает никто.
- Оцените, что произойдет при недоступности ключевого человека на две недели.
- Проверьте, когда последний раз тестировали восстановление из копии.
- Решите, нужна ли вам помощь пользователям на месте: если да, свой человек обязателен.
- Сравните схемы по покрытию рисков, сумма в месяц тут вторична.
Если после этого упражнения выяснилось, что половина направлений не закрыта, начинать надо с аудита инфраструктуры: он покажет реальное состояние и цену приведения в порядок. Отдельно про инфраструктурный срез — на странице аутсорсинга ИТ-инфраструктуры.