Конец квартала. Контрагент прислал акт сверки: у него по вам оборот 4 218 900 ₽, у вас в базе — 4 191 350 ₽. Разница двадцать семь с половиной тысяч. Теперь два человека садятся и ищут ее среди шестисот строк, потому что иначе акт не подписать. К вечеру выясняется, что одна поставка проведена следующим месяцем, а одна накладная у контрагента разбита на две.
Так это работает почти везде. Сверка не сложная задача — она муторная, занимает дни и ее нельзя не делать.
Почему это не сравнение двух файлов
Первое, что приходит в голову, — выгрузить обе таблицы и сравнить построчно. На реальных данных это не работает, и вот почему. Порядок строк разный. Одна поставка у вас одним документом, у контрагента — двумя. Позиция называется «Кабель ВВГнг 3х2.5» и «Кабель ВВГ-нг(А)-LS 3*2,5». Оплата прошла частями и закрыла три накладные сразу. Даты отличаются на день, потому что документ проведен по факту приемки, а не по дате отгрузки.
Обычное сравнение честно скажет, что не совпало вообще ничего. Полезность такого отчета нулевая: человек все равно садится и разбирает руками.
Сопоставление вместо сравнения
Строки связываются не по буквенному совпадению, а по совокупности признаков: номер и дата документа, сумма, контрагент, состав позиций, история прошлых поставок. Одна оплата может закрывать несколько накладных, а одна ваша строка соответствовать двум чужим — связи «многие ко многим» тут норма, а не исключение.
Там, где уверенности не хватает, система не додумывает. Она помечает пару как вероятную и отправляет ее человеку с обоими исходниками рядом. Порог, ниже которого решение принимает сотрудник, настраивается: на приемке товара он один, на квартальном акте — другой.
Расхождение с причиной, а не просто «не сошлось»
Каждое расхождение попадает в свой класс, и у каждого класса свое действие:
- Разошлась сумма — округление, ставка НДС, неучтенная скидка или бонус.
- Разошлось количество — недовоз, пересорт, разные единицы измерения (штуки против упаковок).
- Документ есть у контрагента, нет у вас — не дошел, потерян или лежит непроведенным.
- Документ есть у вас, нет у контрагента — обычно вопрос уже к их стороне, и об этом лучше знать до звонка.
- Дубль — один документ занесен дважды, руками и по обмену.
- Разъехался период — суммы верные, но документ проведен другим месяцем, и в квартальном разрезе это выглядит как недостача.
В отчете видно строку, обе версии, класс расхождения и предлагаемое действие. Бухгалтер работает со списком решений, а не с задачей «найди отличия».
Доступ в вашу 1С не обязателен
Самый частый стопор такого проекта — служба безопасности не готова открывать доступ в базу подрядчику. Он снимается просто: сервис сверки документов работает на выгрузках. Excel, CSV, XML из ЭДО, стандартные отчеты 1С — этого достаточно, чтобы запустить первый прогон на ваших данных уже на первой неделе.
Если позже захотите регулярную автоматическую сверку по расписанию, ее можно подключить к базе напрямую — но это решение принимается после того, как вы увидели результат, а не до. Как устроена связка с базой без правок конфигурации — на странице ИИ в 1С.
Что ломается на десяти тысячах строк
На сотне строк работает что угодно. На объеме вылезают три вещи. Растет число кандидатов на сопоставление, и наивный перебор перестает укладываться в разумное время. Появляются ложные пары: два похожих товара по близкой цене от одного поставщика связываются неверно, и ошибка тянет за собой соседние строки. И появляется хвост из ста спорных позиций, который надо разбирать людям — если его не приоритизировать по сумме, разбор превращается в бесконечность.
Поэтому на пилоте мы гоняем систему на вашем реальном объеме, а не на демонстрационной сотне строк.
Когда сверку автоматизировать не надо
Контрагентов пятеро и сверка раз в год — дешевле оставить как есть. Весь обмен идет по ЭДО, документы проводятся автоматически и расхождений не бывает — автоматизировать нечего. Ни один из источников не существует в машиночитаемом виде, только бумага и сканы — тогда сначала распознавание документов, а сверка вторым шагом.
Соседние направления
Если документы приходят бумагой и сканами — начинать надо с распознавания первичных документов. Общая схема работы с 1С без правок конфигурации — ИИ в 1С. Прикинуть бюджет — калькулятор.